Privatlivspolitik

Denne privatlivspolitik omhandler behandling af personoplysninger i:

Hellebo Hus ApS

Hellestrupvej 2A

4300 Holbæk

Kontaktperson: Stine Bitsch – Direktør

Telefonnr.: 51 19 78 96

e-mail: stine@hellebohus.dk

CVR nr.: 33 14 98 16

(Herefter benævnt ”Virksomheden” eller ”institutionen”)

 

Indledning:

Vi behandler dine personoplysninger i det tilfælde, hvor du retter henvendelse til virksomheden, med henblik på kunde- eller leverandørforhold. Vi indsamler oplysninger fra kontaktformular på vores egen hjemmeside, telefonisk kontakt til os, og hvis du som leverandør henvender dig til virksomheden.

Du er til enhver tid velkommen til at kontakte virksomheden på ovenstående oplysninger, hvis du har spørgsmål til denne privatlivspolitik, behandling af oplysninger, eller andre sager der kan henføres til persondataretten.

Alle persondata behandles efter reglerne i dansk ret, og EU Persondataforordningen (Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse) (EØS-relevant tekst).

 

Oplysninger:

Borgere:
Vi foretager behandling af oplysninger om de borgere der er tilknyttet institutionen, eller som er henvist til institutionen fra offentlig myndighed.

Vi foretager behandling af almindelige oplysninger som navn, adresse, telefonnr., e-mailadresse, stilling og ansættelsessted. Vi behandler særlige/fortrolige oplysninger om borgere i form af CPR-nr., væsentlige økonomiske problemer og eventuelle straffeforhold. Vi behandler følsomme oplysninger om borgere i form af Helbredsoplysninger, Seksuel og filosofisk overbevisning, og biometriske oplysninger.

Vi begrænser behandling af oplysninger i alle tilfælde, til det der er nødvendigt. Ved behandlinger af oplysninger der ikke er inkluderet ovenfor, vil der blive givet særskilt besked.

Kontaktpersoner:

Vi behandler oplysninger om kontaktpersoner for borgere på institutionen. Kontaktpersoner kan både være sagsbehandlere i offentlig administration, og kontaktpersoner til familie og pårørende.

Vi behandler almindelige oplysninger i form af navn, adresse, telefonnr., e-mailadresse, stilling og ansættelsessted.

Vi behandler i udgangspunktet ikke oplysninger af fortrolig eller følsom karakter vedr. kontaktpersoner. Hvis det findes nødvendigt i enkelte tilfælde at foretage sådan behandling vil den pågældende få særskilt besked.

Leverandører:

Vi indhenter oplysninger om dig, hvis du er repræsentant for en af vores leverandører. Oplysningerne indeholder Navn, telefonnr. Og e-mailadresse. Derudover registrerer vi ikke nogen personoplysninger omkring dig indenfor dit ansættelsesforhold.

Vi registrerer vores leverandører med virksomhedsadresse, CVR. Nr. og i enkelte tilfælde registrerer vi repræsentantens stillingsbetegnelse, hvis denne er afgivet i vores øvrige kommunikation.

Vi behandler ikke fortrolige og/eller følsomme oplysninger om vores kontaktpersoner ved leverandører.

 

Medarbejdere:

Vi indhenter oplysninger om dig som medarbejder, op til og under din ansættelse hos os. Oplysningerne er navn, adresse, telefonnr., e-mail, stillingsbetegnelse, bankoplysninger, løn, størrelse på tøj og sko, med flere. Alle disse oplysninger er almindelige oplysninger som vi enten har fået af dig selv, eller hentet fra offentlige registre.

Vi behandler også oplysninger om CPR.nr., særlige sociale problemer og dine økonomiske forhold. Dette gør vi når vi skal indhente oplysninger til løn og lignende, og oplysningerne har vi fået fra dig ved ansættelsen.

Vi behandler få fortrolige oplysninger, herunder fagforeningsforhold, helbredsoplysninger ved sygdom, eventuelt genetiske eller biometriske data, hvis der skal foretages særlig indretning af arbejdspladsen eller tilsvarende. Hvis vi skal behandle andre fortrolige oplysninger om dig, vil du få særskilt besked.

 

Fælles:

Ved dokumentation for udført arbejde, og med henblik på markedsføring, tager vi billeder af forskellige elementer. Disse billeder kan indeholde personer i eller omkring virksomheden. Vi anvender billeder som vi har rettigheder over, også selvom de indeholder identificerbare personer.

 

Formål:

Formålet med behandling af personoplysninger om vores borgere, er identificering med henblik på at kunne levere den aftalte ydelse, og overholde krav til ophold. Dertil foretager vi behandling af oplysninger med henblik på dokumentation overfor myndigheder, og med henblik på at foretage opfølgning overfor borgeren. Dette gør vi jf. persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra B, kontraktforhold og artikel 6 stk. 1 c, retlig forpligtelse, dertil foretager vi journalisering og dokumentation jf. persondataforordningens artikel 6 stk. 1 e. Ved behandling af fortrolige og følsomme oplysninger sker dette jf. persondataforordningens artikel 9 stk. 2 Litra H og databeskyttelseslovens §7 stk. 3, samt persondataforordningens artikel 10 og databeskyttelseslovens §8.

Vi behandler derudover oplysninger om dig som borger, med henblik på afregning af økonomi, og sporbarhed i virksomheden, og dokumentation for udført arbejde. Disse oplysninger behandles i samarbejde med offentlig myndighed. Dette gør vi jf. persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra F, legitim interesse.

Formålet med behandling af oplysninger om vores medarbejdere er rekruttering og fastholdelse af medarbejdere, samt overholdelse af vores forpligtelser i ansættelsen. Dertil foretager vi behandling af oplysninger med henblik på medarbejderens videre uddannelse og udvikling. Disse behandlinger foretages jf. persondataforordningens artikel 6 stk. 1 b, kontraktforhold og databeskyttelseslovens §12.

Vi foretager behandling af medarbejderes CPR-nr. med henblik på entydig identifikation af medarbejderen jf. persondataforordningens artikel 6 stk. 1 c, retlig forpligtelse, og persondataforordningens artikel 87 jf. databeskyttelseslovens §11.

Formålet med behandling af personoplysninger om vores leverandører, er kontinuerligt samarbejde med henblik på internt kendskab, registrering af økonomiske mellemværender og dokumentation for indgåede skriftlige aftaler. Dette gør vi ligeledes jf. persondataforordningens artikel 6 stk. 1, litra B, kontraktforhold og artikel 6 stk. 1 litra F, legitim interesse.

 

Videregivelse:

Vi videregiver dine oplysninger til vores databehandlere i alle tilfælde. Dette gør vi med henblik på at have et højt niveau af IT-sikkerhed, og sikkerhed mod tab af dine data.

Alle virksomhedens databehandlere arbejder under databehandleraftale, indgået med virksomheden, og der bliver foretaget løbende kontrol med overholdelse af IT-sikkerhed og ændringer hos vores databehandlere.

Databehandleraftaler kan fremlægges ved forespørgsel fra den registrerede.

Vi videregiver oplysninger til offentlige myndigheder og forvaltninger som en del af vores dokumentationspligt. Denne videregivelse foretages jf. krav fra de pågældende myndigheder.

 

Opbevaring og behandling af oplysninger:

Virksomheden opbevarer dine oplysninger i vores IT-systemer. Alle data bliver registreret elektronisk med henblik på mulighed for fremsøgning af data, samt for at minimere risikoen for databrud.

Data der ikke modtages elektronisk, bliver overført til elektronisk version, hvorefter vi arkiverer fysiske eksemplarer.

Vi foretager adgangsbegrænsning til dine persondata, det gør vi ved at ikke alle medarbejdere har adgang til alle data. De medarbejdere der arbejder med registrering og behandling af persondata i virksomheden følger instruks herom fra virksomhedens ledelse.

 

Opbevaringsperioder:

Vi opbevarer dine data, efter reglerne i bogføringsloven (5 år plus indeværende regnskabsperiode), samt anden relevant lovgivning. Såfremt dine data ikke anvendes til dokumentation for økonomi eller behandlinger under offentlig myndighed, vil dine data blive slettet senest 36 måneder efter seneste kontakt.

Ved tvister opbevares dine data indtil sagen er afgjort og alle afgørelsens parametre er opfyldt for alle parter.

 

Henvendelser:

Vi behandler alle henvendelser vedr. persondata, og tilhørende politikker indenfor de fastsatte tidsfrister. Det betyder at vi besvarerdin henvendelse omkring dine data ved først givne lejlighed, og uden ugrundet ophold.

Hvis vi ikke har nogle data liggende på dig, vil du få meddelelse herom ved denne eftersøgning i systemer.

Vi forbeholder os retten til at besvarelser på indsigtsbegæring, berigtigelse o.l. bliver behandlet indenfor 4 uger fra modtagelsen.

 

Dine rettigheder:

I forbindelse med virksomhedens behandling af dine persondata har du nedenstående rettigheder.

Du kan læse mere om dine rettigheder på datatilsynets hjemmeside, i vejledningen herom. Benyt linket umiddelbart ovenfor.

Hertil er du velkommen til at rette henvendelse til virksomheden på ovenstående oplysninger ved øvrige relaterede spørgsmål.